Le Centre hospitalier recherche une secrétaire pour son service des urgences dans le cadre d'un remplacement de 3 mois.

L’agent administratif du SAU accueille et effectue l’entrée administrative des patients. Elle/Il renseigne et accompagne les patients sur les différentes démarches administratives à accomplir. Son rôle est également de rassurer le patient et la famille et de les orienter si besoin. Elle/Il doit assurer l’accueil téléphonique qui nécessite des qualités humaines et relationnelles obligatoires.

Ses missions :
• Faire une entrée administrative pour tous patients entrants.
• Scanner les documents administratifs (carte nationale d’identité, carte de mutuelle).
• Accueillir des patients et leurs accompagnants, renseigner sur les différentes démarches administratives à accomplir.
• Constituer l’entrée administrative des patients dans le logiciel de gestion administrative des patients (CpageI) et dans le logiciel médical (firsnet) :
o tracer le médecin traitant, le moyen d’arrivée, l’adresse mail, le numéro de téléphone de la personne référente.
• Remplir la case commentaire (motif de venue).
• Enregistrer la carte vitale.
• Scanner tous les documents sur papier libre (ECG, courrier de médecin, résultats d’analyse, fiches bilan…).
• Collaborer étroitement avec l’IOA afin de la tenir informée des admissions de patients réalisées en temps réel.
• Informer l’équipe médicale et paramédicale des informations émanant des patients et de leurs accompagnants.
• Scanner tous les documents dans le dossier patient informatisé dans l’onglet « document des urgences » (ECG, ordonnance, fiche pompier, l’autorisation de soins des mineurs, lettre d’admission du médecin traitant…)
• Rechercher les dossiers archivés au département des Dossiers médicaux pour les services du CHLP et les médecins des urgences, en dehors des horaires d’ouverture des archives.
• Accueillir et créer les dossiers administratifs des patients lors de la fermeture du bureau des entrées.
• Devant une situation d’urgence vitale, déclencher la procédure SMUR intramuros par un appel immédiat au poste 8722

• Assurer l’accueil téléphonique : prise des messages, filtrage des appels, transferts des appels à la personne concernée (information médicale  MAO).
• Renseigner, conseiller, orienter les familles des patients au SAU/UHTCD.
• Répondre aux appels internes et renseigner les interlocuteurs
• Répondre aux appels externes et satisfaire aux diverses demandes des interlocuteurs (CRH, CRC…).
• Appel des transports pour les patients sortants.

• Frapper les certificats initiaux médicaux pour les patients, assurances, police…

• Faire les mouvements d’entrées et sorties de l’UHTCD.
• Scanner la fiche RUM lors de la sortie du patient du service et la transmettre au bureau des admissions.
• Programmer la prise en charge opératoire via le logiciel SCHAPTBOOK des patients relevant du protocole « prise en charge des urgences chirurgicales en chirurgie ambulatoire »

• S’assurer de la présence suffisante des documents utilisés au SAU.
• S’assurer de l’approvisionnent (commande, réception, rangement) en fournitures de bureau.

• Suivre et tracer les statistiques de passages, sorties, transfert, mutation, décès mensuellement.

CONNAISSANCES

 Connaissance en bureautique et informatique.
 Connaissance de l’organisation du service et de l’institution.
 Connaissance des procédures spécifiques (panne informatique, patient d’identité inconnue, urgence vitale se présentant à l’accueil du SAU…).
 Connaissance de la cartographie des risques en particulier risque lié à l’identito-vigilance.